外部应用搭建 | 发票填开应用制作

注, 通用外部应用是即将上线的一个功能。用户可以在表格基础上,把表单、表格、图库、地图、统计图表等多种页面类型组合在一个外部应用中,供对外使用。

给客户开具发票是公司日常经营中的经常性事务。对中小企业来说,由于没有专门的发票应用,每次客户需要发送企业信息和开票信息给销售,然后销售联系公司财务开具发票;财务在开票后,再由销售发送发票电子文件。

在这里,我们演示使用 SeaTable 的应用搭建功能来制作一个发票填开应用。用应用来简化开票的流程,使发票处理的工作变得更加高效。具体实现的功能如下:

  • 客户信息登记
    • 客户可以用微信登录,并自动创建一个应用账号
    • 客户可以提交企业信息
    • 客户可以查看和修改已提交的企业信息
  • 开票申请提交和下载发票
    • 客户可以提交开票申请,并选择自己提交的企业信息,不需要重复填写企业信息
    • 管理员生成发票并上传后,客户可以自行下载发票
    • 客户可以查看以往的开票记录
  • 数据统计
    • 管理员可以方便的统计开票的情况

应用制作

创建表格

首先我们建一个发票填开应用表格,并建立两个子表和对应的列。

创建应用

在表格中新建发票填开应用,并进入编辑页面。

我们的应用包含企业信息填写和开票申请两个功能,所以我们首先需要分别为这两个功能建立表单页面。

企业信息填写

如下图,我们新建一个企业信息填写页面,子表选择为企业信息表,页面类型选择为表单。

这样右侧就会出现一个表单,你可以点击具体的字段进行更细致的设置。

开票申请记录

类似的,我们可以再新建开票申请页面,同样是选择表单类型。不过这里要注意的是,我们需要为 {单位信息} 字段做一些设置。

我们建立发票应用前,会先对表格进行列的建立和基本设置,让两个子表关联起来。

在“开票申请”子表中,我们已经建立了链接列 {单位信息} 来关联“企业信息”子表,因此可以用链接公式列–{单位名称} 直接引用企业信息表中的 {单位名称} 列。所以只需要让用户在填写开票申请时,在 {单位信息} 列选择其之前创建过的企业信息,就可以自动显示出对应的单位名称了。

那么在多个企业信息已存在的情况下,如何让用户只选择自己企业的信息,而不是看到和选择其他企业的信息呢?

首先,在开票申请记录页面的设置中,我们选择「单位信息」字段。我们需要为该字段开启“可以链接已有记录”的选项,以便用户可以选择已存在的企业信息。

除此之外,我们还需要添加预过滤条件。我们设置条件为“创建者-包括当前用户”,或者是“对接人-包括当前用户”。

这样,就保证了用户在选择企业(单位信息)的时候,只有自己是企业对接人或者是自己创建过的企业信息,才会被看到和选择,而不能看到和选择其他人的企业。

企业信息填写记录和开票申请填写记录

为了方便客户查询自己填写过的信息,我们还可以分别再新建两个信息展示页面–企业信息填写记录和开票申请填写记录。

如下图所示,我们采用表格类型。表格中有 {创建者} 列和 {对接人} 列,我们可以设置页面的过滤条件为“创建者—包含当前用户,或者是“对接人-包括当前用户”。在提交过滤条件后,会自动保存设置并更新页面。

这样,每个人就只能看到自己是对接人或者是自己填写的企业信息的记录了,保证了每个用户信息的私密性。

同理,我们再新建开票申请填写记录页面。因为开票申请记录中只有创建者列,我们只需添加创建者列为预过滤条件即可。

应用使用

分享应用的邀请链接给客户后,客户就可以点击进入应用填写了。我们通过发票填开应用可以实现如下的功能:

提交企业信息

通过填写和提交企业信息表单,就可以将企业信息和开票申请信息录入。

查看和修改已提交的信息

在提交表单的同时,你就可以在企业信息填写记录和开票申请填写记录中看到自己填写过的内容了。

如果想要修改自己填写过的信息,那么点击行前端的展开按钮,就可以对信息进行修改了。

提交发票申请并选择企业信息

之前我们为链接列 {单位信息} 开启了“可以链接已有记录”选项,并设置了预过滤条件,那么我们提交发票申请时就可以直接看到和选择自己的企业信息了。

比如我们提交一个开票申请,那么“开票申请填写记录”页面中的记录也就会同步出现填写过的单位信息和单位名称。

管理员生成发票并上传后,客户可以自己下载发票

当应用的管理员将客户的发票上传后,客户就可以在自己的开票申请记录中看到了,点击行前端按钮,在行展开中可以自行点击文件下载。

后台管理和信息统计

对管理员来说,表格可以看做是应用的后台。管理员可以在表格中直接修改客户或者发票的一些信息。

而且管理员还可以用高级统计插件制作一些统计图表。

比如我们想要直观的查看每个公司目前的付款金额各是多少,我们可以使用基本柱形图来查看,如下图所示。

或者我们想查看各公司开票申请日期都是什么时间,那么我们可以使用数据透视表,一目了然。

总结

通过使用 SeaTable 外部应用功能制作一个发票填开应用,我们可以大大提高发票处理的效率。客户无需再重复发送企业信息给销售人员了,并且可以清清楚楚地看到自己所填写的开票申请记录,还可以自行下载发票文件;对于销售人员来说,也节省了沟通时间,同时还可以避免因为客户多而导致信息传递出错。对于表格管理员来说,还可以去灵活地修改信息和统计表格内的信息。

关键问题,这个啥时候上线? :grinning:

下周末前会上线。

1赞

seatable的底子好,上面搭建应用方便

外部应用已经上线了